店舗の映像サービスを契約するときの社内手続き 稟議・見積書・請求書払い・インボイスの確認点
個人のお店なら、気に入ったサービスをその場で申し込めます。 でも、医療法人やホテル、チェーン店や会社のお店では、稟議を通し、経理の決まりに合わせて契約する必要があります。 この記事では、店舗で使う映像や音楽のサービスを契約するときに、社内の手続きで確かめておきたいことをまとめます。
稟議に書くこと
- 目的:待合室の待ち時間を穏やかにする、客席の雰囲気をつくる、など。なぜ今の画面やテレビでは足りないのかも、一言あると伝わります。
- 費用:月額か年額か、税込か税抜か、機器の購入費が別にかかるか。
- 権利:お店で映してよい契約か。動画サイトや配信サービスを個人の契約のまま映すと、規約に反することがあります(YouTube の場合)。
- やめるとき:解約はいつできるか、最低の契約期間があるか、返金の条件はどうか。
支払い方法:カードか、請求書払いか
法人のクレジットカードを使えない、決まった取引先にしか振り込めない、といった決まりのある会社や法人もあります。 契約の前に、サービスの側が、銀行振込(請求書払い)に対応しているかを確かめておきます。 月額は毎月の処理になるので、年額でまとめて払うと、経理の手間が少なくなることもあります(年額で払ったときの経費の扱いは、こちらの記事にまとめました)。
インボイス(適格請求書)の確認
2023 年 10 月から、消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として、売り手が発行する「適格請求書(インボイス)」の保存が必要になりました。 国税庁の案内によると、インボイスには、売り手の登録番号や、税率ごとの消費税額などを書くことになっています。
取引先が、インボイスを発行できない事業者(免税事業者など)の場合でも、取引そのものはできます。 国税庁の案内では、2031 年 9 月末までは、インボイスがなくても仕入税額相当額の一定割合を控除できる経過措置があるとされています。 お店が消費税の課税事業者で、仕入税額控除を受けているなら、相手がインボイスを発行できるかどうかを、経理の方と一緒に確かめておくと安心です。
書面で残しておきたいもの
- 見積書・請求書・領収書:社内の精算に必要な書類が出るか。
- 利用許諾の書面:お店で映してよいことを示す書面(許諾書や証明書)が出るか。監査や本部の確認で、聞かれることがあります。
- 利用規約:契約の内容を、あとから見返せるようにしておきます。
keensense の場合
keensense(キーンセンス)は、この記事を書いている私たちが運営している、自然の景色をウェブのブラウザで映すサービスです。 お申し込みはクレジットカード(決済は Stripe)のほか、年額プランは銀行振込(請求書払い)にも対応しています。 経費精算用の領収書(PDF)と、お店で上映してよいことを示す証明書(PDF)をお出しします。 なお、keensense は現在、免税事業者として運営しており、適格請求書発行事業者の登録番号(T 番号)はありません。 いつでも解約でき、ご契約後 7 日以内に、お店の機器で正常に映せなかった場合は、全額を返金します。
- 導入:専用の URL を、手持ちのテレビ・タブレット・パソコンのブラウザで開くだけです。会員登録・ログイン・工事・専用の機器は要りません(インターネットは必要です)。
- 景色:焚き火、ロウソク、森(夜明け・朝・日中・夕方・夜)、砂浜、公園(春の桜・秋の紅葉)、星空、雲海などから、お店に合うものを選べます。15 分・30 分・1 時間ごとに、自動で切り替えることもできます。
- 料金:月額 9,800 円、年額 98,000 円。1 拠点で 1 ライセンスで、同じ施設の中なら画面の台数は問いません。また、ご契約後にお知り合いの店舗・クリニックをご紹介いただくと、ご紹介元・ご紹介先の双方が 10% 引き(最大 50% 引きまで)になる紹介割引制度もあります。